Bortekamper

Retningslinjer for transport, egenandel og overnatting ved bortekamper (ikke cup)

 

Det sentrale er fellesskap, bygge klubb og tilrettelegging for at vi får med flest mulig, lengst mulig!

Transport

Generelt: Ved bortekamper skal transport i størst mulig grad samordnes, også mellom de ulike lagene.

Busstransport:

·         Det vil bli vurdert før sesongstart hvilke helger det skal leies buss fra TTS for samkjøring til bortekamper. Dette gjøres tilgjengelig for lagenes administratorer/foreldrekontakter. Det bør være minimum 40 passasjerer før buss bestilles.

·         Dersom det er flere lag som skal til samme sted, samme dag/helg, har de respektive administratorene/foreldrekontaktene ansvar for å sjekke muligheten for samkjøring (f.eks. leie av buss/minibuss).

·         Hvis det settes opp buss skal alle spillere og trenere benytte denne som transport. Hvis noen benytter privat transport, når det er satt opp buss, så blir det ikke utbetalt reiserefusjon. Spillerens egenandel må betales uansett.

 

Leie av minibuss fra Ivar og Trygves:

·         Når det ikke er satt opp buss, så kan det leies 9-seter (vanlig klasse B) og 16-seter (minibusslappen) fra Ivar og Trygves. Lagene må selv stille med sjåfør.

·         Når det skal leies 9-seter eller 16-seter så skal denne fylles opp før egne biler kan benyttes i tillegg.

·         Administrator/foreldrekontakt må selv kontakte Ivar og Trygves for leie av minibuss.

·         Det må signeres kontrakt ved leie. Den må påføres hvilket lag det gjelder og kontaktperson, slik at det kommer tydelig frem når klubben mottar regning.

 

Kjøring med egne biler:

·         Administrator/foreldrekontakt må organisere kjøring med egne biler.

·         Hver bil må fylles opp så mye som mulig, ut fra størrelse på bil og spillere.

·         Sjåfør må sende inn reiseregning til klubben etter endt tur, se prosedyre for levering av reiseregning lengre ned.

 

Bruk av fergekort:

·         Klubben har fergekort som skal benyttes når man reiser på bortekamper.

·         Kortene hentes og levers på Libris Brønnøysund.

·         Kvittering på betalte fergebilletter skal tas vare på og leveres når fergekortet leveres tilbake. Det må da oppgis hvilket lag som har brukt kortet.

·         Lagene kan låne fergekortene når de reiser på cup, for å få billigere fergebilletter. Klubben dekker ikke reiseutgifter til cup og lagene må da betale tilbake fergeutgiftene til klubben.

 

Egenandel

·         Alle spillere må betale egenandel ved reise til bortekamper, uavhengig av hvilket transportmiddel som benyttes til bortekamp. Trenere og reiseledere skal ikke betale egenandel.

·         Egenandelen er til dekking av transport og selve overnattingen. Eventuell felles mat må dekkes utenom egenandelen.

·         Dersom en underårig spiller må lånes ut til lag i høyere aldersklasse for å kunne avvikle kamp, skal denne spilleren ikke betale egenandel. 

 

Egenandeler:

Aldersgruppe Egenandel
Aldersbestemte kamper (t.o.m. J/G18) 150 kr uten overnatting
  250 kr med overnattin
Seniorkamper 200 kr uten overnatting
  400 kr med 1 overnatting
  600 kr med 2 overnattinger

·         Administrator/reiseleder skal samle inn egenandeler fra alle spillerne som er med på bortekampen(e).

·         Når egenandel fra alle er samlet inn, settes beløpet inn på BIL Håndball sin konto: 4509.23.73383. Innbetalingen merkes med: "Egenandel for "navn på lag" + kampdato", dersom det overføres fra egen konto.

·         IKKE benytt Vipps for å sette inn egenandel til BIL Håndball.

·         Ved innbetaling av egenandeler skal også skjema for egenandeler fylles ut og sendes per epost til kasserer, bilhandball.kasserer@gmail.com.

 

Overnatting

·         Alle lag i BIL Håndball skal overnatte på billigst mulige måte ved bortekamper.

·         Lagets administrator/foreldrekontakt er ansvarlig for booking av overnatting.

·         Ved bortekamper skal overnatting i størst mulig grad samordnes, også mellom de ulike lagene.

 

Aldersbestemte lag:

·         Aldersbestemte lag skal overnatte sammen på skoler.

·         Trenere og reiseledere skal overnatte sammen med barna. Klubben mener det er viktig for å bygge samhold i laget at alle bor sammen.

·         Dersom aldersbestemte lag skal overnatte på noe annet enn skole, må dette avklares med klubbens styre i god tid i forveien. Kontakt leder Andreas Fjelldal, afjelldal@gmail.com.

 

Seniorlagene:

·         Seniorlagene skal finne billigste alternativ ved overnatting.

·         Dersom seniorlagene skal overnatte på noe annet enn skole, må dette avklares klubbens styre i god tid i forveien. Kontakt leder Andreas Fjelldal, afjelldal@gmail.com.

 

Booking av hytter/camping/hotell:

·         Hytter og annen overnatting kan bookes med BIL Håndball sitt bankkort, i samråd med kasserer. Dersom overnatting skal faktureres i etterkant skal faktura sendes til BIL Håndball. Kan sendes per epost til bilhandball.kasserer@gmail.com eller per post til Brønnøysund IL Håndball, postboks 507, 8901 Brønnøysund

·         Før hotell bookes skal leder i BIL Håndball kontaktes.

·         Dersom man har fått klarsignal til å booke hotell, så skal kasserer kontaktes.

·         Hotell skal alltid bookes med BIL Håndball sitt bankkort, i samråd med kasserer ((bilhandball.kasserer@gmail.com)  

·         Hvis hotell skal betales i etterkant er det viktig at regningen fra hotellet er påført informasjon om kontaktperson og hvilket lag det gjelder.

 

Reiseregninger og reiserefusjon

·         For utgifter trenere, spillere og reiseledere har hatt i forbindelse med bortekamper skal det leveres reiseregning.

·         Reiseregningsskjema skal fylles ut for å få reiserefusjon, få dekket bompenger, o.l.

·         Frist for å levere reiseregning er to uker etter kampdato.

·         Reiseregning og ev. dokumentasjon (kvitteringer osv) kan sendes på epost til kasserer (bilhandball.kasserer@gmail.com). Det går fint å legge med bilder av kvitteringer på epost, men reiseregning og kvittering skal ikke sendes på sms, messenger, osv.

·         Hvis reiseregningen ikke leveres i tide, kan man risikere å ikke få utgiftene dekket.

·         Info: https://www.bilhandball.no/foreldre/reiserefusjon/